Définir un projet
Cette première phase doit comprendre les points suivants :
– une présentation simple et concise du projet et de son contexte ;
– son bien-fondé, son originalité ;
– une évaluation quantitative et qualitative du public à toucher ;
– le rayonnement géographique du projet ;
– une stratégie de communication (interne et externe) ;
– la nature des contreparties offertes à l’entreprise ;
– une présentation du budget (dépenses et recettes) ;
– les coordonnées des responsables du projet.
Sélectionner les futurs parrains ou mécènes
Il est important de bien connaître les entreprises pour mieux les sélectionner. Les entreprises mécènes ont déjà défini une stratégie dans laquelle le projet s'insère ou non. Ces entreprises figurent dans des annuaires ; elles sont faciles à connaître, ce qui entraîne un inconvénient : elles sont très sollicitées et il est donc indispensable de bien argumenter sa demande. Il faut bien entendu rechercher les entreprises dont la stratégie de mécénat et l'image générale correspondent au projet. Si l'on souhaite travailler avec des entreprises non mécènes, il est fondamental de connaître leur stratégie de communication globale. Bien sûr, l’entreprise elle-même est la première source d’information, mais des renseignements peuvent également être obtenus dans la presse et, surtout, auprès des chambres de commerce et d’industrie ou des unions patronales locales. Il est possible de démarcher une PME-PMI sur la base d’un projet qui correspond à la politique de production de cette entreprise : cas des plasticiens, stylistes, bijoutiers mettant en œuvre des opérations de partenariat avec des entreprises industrielles sur la base des techniques, moyens de production et matériaux utilisés dans l’entreprise.
Dans tous les cas, il faut être en mesure de présenter un projet clair, précis, et qui répond à un besoin potentiel de l’entreprise (attente d’un retour sur image, action de cohésion sociale au sein de l’entreprise).
Présenter le projet
Envoyer un dossier court et clair à l'entreprise, accompagné d'une présentation succincte du projet. Présenter les contreparties au futur mécène. Certaines sont aujourd'hui considérées comme classiques et se retrouvent dans une majorité de projets : présence du nom ou du logo de l'entreprise sur les documents imprimés ; présentation de l'entreprise mécène dans le dossier et à l'occasion de la conférence de presse ; mise à disposition d'un quota d'entrées gratuites, notamment à destination du personnel ; possibilité pour l'entreprise d'organiser un événement de relations publiques (cocktail, soirée privée, etc.).
Contacter les mécènes
Qui ?
Au sein de l'entreprise, trois cas peuvent se présenter pour la gestion des dossiers de mécénat :
– gestion au sein de l'entreprise, par la direction de la communication, le directeur général adjoint dans les PME ou bien le PDG lui-même, lorsqu'il n'existe pas de direction de communication ;
– gestion par une fondation ou une association, plus ou moins indépendante de l'entreprise.
– gestion par une agence à laquelle l'entreprise fait appel.
Quand ?
Un conseil : agir un an avant la date de réalisation de votre projet.
Concrétiser le partenariat
Signer un contrat
Le contrat n'est nullement obligatoire et il n'existe pas de contrat-type.
En revanche, certaines clauses sont communes à tous les contrats : durée de validité du contrat, délai de versement des fonds ou de livraison du matériel, régime fiscal s'appliquant à ces fonds, exclusivité ou non du mécénat, clause de résiliation.
D'autres clauses peuvent bien sûr être ajoutées, en fonction des souhaits du porteur de projet et de ceux du mécène !
Informer régulièrement l'entreprise de l'état d'avancement du projet et organiser à l'avance le travail commun (listes d'invités, dossiers et conférences de presse).
