La convention de mécénat n'est pas obligatoire. En théorie, un simple accord de volonté entre les parties suffit. Cet accord peut être verbal mais il est vivement conseillé d'établir une convention écrite car l'absence d'écrit entraîne une incertitude quant à la nature et l'étendue des obligations mises à la charge des partenaires.
Le mécénat et le parrainage ne correspondent pas à deux catégories de contrats spécifiques. Il n'existe donc pas de modèle-type de convention de mécénat ou parrainage. Le cadre contractuel n'est pas unique et plusieurs contrats peuvent être impliqués (don manuel, prêt, location, prêt de main d'œuvre...).
Certaines clauses sont essentielles dans la rédaction d'une convention de mécénat :
Définition des co-contractants
La convention doit déterminer les partenaires et à quel titre ils agissent.
Objet de la convention
Il peut être précisé la raison de l'engagement ou les objectifs poursuivis.
Définition du projet
Le projet doit être décrit : il peut s'agir d'une exposition, d'une opération humanitaire, d'une manifestation sportive... avec une date limite d'exécution fixée.
Obligations du mécène
Lorsque le soutien est financier, il est nécessaire de vérifier que :
- le bénéficiaire a la capacité à recevoir ce don,
- le mécène a la capacité d'effectuer ce don
- le montant total du don et l'échéancier des versements seront mentionnés.
Lorsque le soutien est en nature, plusieurs situations sont envisageables :
- mise à disposition de matériel,
- mise à disposition de locaux,
- mise à disposition de personnel.
Obligations du bénéficiaire
Il est utile d'indiquer les modalités d'intervention du bénéficiaire aux différentes étapes du projet ainsi que de définir les contreparties qu’il propose à son mécène.
Droits d'auteur
Exclusivité ou co-partenariat
Le mécène peut exiger d'être le partenaire exclusif de l'opération soutenue ou accepter la pluralité des mécènes sous réserve de donner son accord sur leur choix.
Dans le cadre du mécénat, il faudra être prudent quant à cette notion d’exclusivité et son écriture dans la convention, sous peine de voir requalifier le contrat par l’administration fiscale en raison d’une relation quasi-commerciale.
Il est essentiel de définir le champ de l'exclusivité.
Durée de la convention
La convention peut être prévue pour la préparation de l'opération ou pour une période définie. Le renouvellement de la convention peut être envisagé à une date précise.
Assurances
La convention indiquera sur quel partenaire pèse la charge des assurances qui couvrent la responsabilité civile, les biens ou encore le risque d'annulation de la manifestation.
Résiliation
Le mécène peut se réserver le droit de contrôler à tout moment la bonne exécution du contrat.
Deux situations peuvent entraîner la résiliation du contrat :
- le non-respect de ses engagements par l'une des parties,
- la cessation d'activités de l'une des deux parties.
Il faut alors prévoir le sort des obligations réciproques, le remboursement des sommes versées, les dommages et intérêts éventuels.
Litige
En cas de litige concernant l'exécution du contrat, une phase de concertation et de médiation peut être envisagée.
Tribunaux compétents
Définition du tribunal compétent en fonction du siège social des parties, de la nature de la convention du montant de la demande.
Enfin, les parties doivent signer et dater le contrat qui est fait en autant d'exemplaires que de contractants.
